Zarządzanie harmonogramem

Moduł Grafik służy do planowania harmonogramów pracy z wyprzedzeniem — miesiąc po miesiącu, nie zmiana po zmianie (tym zajmuje się osobny moduł Zmiany, opisany w kolejnej lekcji).

Harmonogramy (Schedule Periods)

Każdy harmonogram to jeden okres — zwykle miesiąc. Nowy harmonogram ma status Roboczy, co pozwala go swobodnie edytować, zanim personel go zobaczy. Harmonogram można sklonować do nowego miesiąca („Klonuj do nowego miesiąca”), co kopiuje wszystkie sloty razem z pozycjami i wymaganą liczbą osób — przydatne, jeśli grafik powtarza się co miesiąc w podobnym kształcie.

Sloty — ręcznie albo masowo

Slot to pojedynczy termin do obsadzenia: data, godzina rozpoczęcia i zakończenia, stanowisko (np. kelner, barman) oraz liczba potrzebnych osób. Sloty dodaje się na dwa sposoby:

• pojedynczo, przyciskiem „Dodaj slot”,
• masowo, przez kreator „Bulk Slot Creator” — wybierasz dni tygodnia (np. pon/śr/pt), stanowiska i wymaganą liczbę osób, a system generuje wszystkie pasujące sloty w danym okresie jednym kliknięciem.

Publikacja i zgłoszenia (Claims)

Dopóki harmonogram jest w statusie roboczym, personel go nie widzi. Dopiero publikacja otwiera sloty do zgłaszania się — pracownicy widzą wolne terminy i zgłaszają chęć wzięcia zmiany (claim). Zgłoszenia można zatwierdzać ręcznie, albo włączyć auto-zatwierdzanie („kto pierwszy, ten lepszy”, do wyczerpania wymaganej liczby osób na slot).

Zamknięcie harmonogramu

Zamknięcie harmonogramu blokuje możliwość dalszych zgłoszeń i automatycznie wysyła każdemu pracownikowi e-mail z przypisanymi zmianami — to moment, w którym grafik przestaje być „w budowie” i staje się ostatecznym planem na dany miesiąc.

Historia zmian

Każda istotna operacja na harmonogramie (utworzenie, publikacja, zamknięcie, zgłoszenie, zatwierdzenie) jest zapisywana w zakładce Historia tego harmonogramu — z możliwością przywrócenia przypadkowo usuniętego slotu lub zgłoszenia.