Faktury i KSeF w PlaatoOS

Moduł Księgowość opisuje sam siebie jako „faktury otrzymane i wystawione, poukładane i gotowe dla księgowej”. W praktyce cała działająca funkcjonalność dotyczy dziś faktur kosztowych, które otrzymujesz — i o tym jest ta lekcja. Moduł ma cztery zakładki: Księga, Kategorie, Przechowywanie i Konfiguracja skrzynki.

Konfiguracja skrzynki — skąd biorą się faktury

Podstawowy sposób to podpięcie konta Gmail: panel co kilka minut sam skanuje skrzynkę w poszukiwaniu wiadomości z załącznikiem PDF, bez zakładania reguł przekierowania. Jest też przycisk „Sprawdź teraz” (z minutowym odstępem między sprawdzeniami) oraz osobne narzędzie do nadrobienia zaległości: wybierasz zakres miesięcy i panel przeszukuje je wstecz.

Uwaga na koszt: nadrabianie zaległości pokazuje przed startem ostrzeżenie, ile maksymalnie monet może zużyć (do 300 monet za wiadomość, jeśli odczyt wymaga AI). Dla pojedynczych faktur zwykle wystarcza darmowy odczyt regułowy.

Ta sama zakładka prowadzi dziennik przechwytywania — listę wszystkiego, co wpadło, wraz z wynikiem: „zapisano w księdze”, „duplikat”, „pominięto — nie wygląda na fakturę”, „brak załącznika PDF”, „błąd”. Dokumenty pominięte trafiają do osobnej sekcji, z której możesz je przeanalizować ponownie albo ręcznie przenieść do kategorii, jeśli jednak były fakturą. Osobno zbierane są „możliwe linki do faktur” — maile, które wspominają o fakturze, ale przyszły bez pliku. Jako rozwiązanie zapasowe każda firma dostaje własny adres do przekierowywania faktur, które nie trafiają na podpięte konto Gmail.

Księga — co system odczytuje i jak to weryfikujesz

Faktury układają się w okresy rok/miesiąc. Możesz je przeglądać jako listę albo karty, szukać po sprzedawcy lub numerze faktury i wgrywać PDF-y ręcznie (także kilka naraz). Z każdego dokumentu odczytywanych jest osiem pól: sprzedawca, NIP, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, kwota netto, kwota VAT i kwota brutto.

Odczyt ma kilka poziomów, a panel wprost pokazuje, którego użył i z jaką pewnością: „Tier 1 — heurystyka (OCR / regex)”, dopasowanie szablonu albo „Tier 3 — wspomagane AI”. Dokument, którego nie udało się odczytać pewnie, dostaje status Wymaga sprawdzenia i na górze modułu pojawia się baner z liczbą takich dokumentów oraz przyciskiem do kolejki weryfikacji. Kolejka prowadzi Cię dokument po dokumencie, z podglądem i podświetleniem miejsc, z których odczytano poszczególne pola.

Pozostałe statusy w księdze to: przechwycony, odczytany, zapisany, duplikat, wystawiony, wysłany, rozliczony. Przy każdej fakturze możesz też uruchomić ponowną analizę — w wariancie szybkim (darmowym, tylko reguły) albo głębokim (z AI, zużywa monety) — podejrzeć surowy odczytany tekst (dostępny przez 14 dni od przetworzenia) i dopisać komentarz.

Kategorie — czyli własne teczki

Kategorie to Twoje własne foldery („Internet”, „Zakupy”). Faktura trafia do kategorii na cztery sposoby, a panel przy każdej pokazuje, który zadziałał: pamięć sprzedawcy (raz przypisałeś tego kontrahenta, kolejne faktury idą tam same), reguła słów kluczowych (podajesz np. „orange, play, upc”), rozpoznany sprzedawca (dzięki powiązaniu kategorii z typem standardowym system rozpoznaje typowych dostawców jeszcze zanim dodasz własne słowa kluczowe) albo ustawienie ręczne.

Przechowywanie

Do wyboru są trzy warianty: magazyn PlaatoOS (prywatny, szyfrowany, bez konfiguracji), Twój własny Google Drive (folder „PlaatoOS Invoices”, uporządkowany rok/miesiąc) albo kopia w obu miejscach. Tu też wpisuje się NIP własnej firmy — po to, żeby system odróżnił Twój numer od numeru sprzedawcy, gdy oba są wydrukowane na tym samym dokumencie. Bez tego zdarza się, że odczyt bierze Twój NIP za NIP kontrahenta.

Wystawianie faktur i KSeF — czego jeszcze nie ma

To trzeba powiedzieć wprost: w panelu administracyjnym nie ma dziś ani ekranu wystawiania faktur, ani żadnej integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Model danych rozróżnia faktury otrzymane i wystawione, a lista statusów zawiera „wystawiony” i „wysłany”, ale interfejs obsługuje wyłącznie stronę kosztową — nie ma w nim żadnego miejsca, w którym wystawisz fakturę sprzedażową.

Jeśli Twoja firma musi wystawiać faktury zgodne z KSeF, potrzebujesz na dziś osobnego programu księgowego. PlaatoOS ma tę funkcję w planach, ale planowanie to nie to samo, co gotowe narzędzie.

Ogólne zasady działania samego KSeF (niezależnie od tego, jakim narzędziem wystawiasz faktury) opisuje lekcja „Pierwsza faktura i KSeF” w ścieżce Podstawy biznesu.