Rezerwacje i bookingi

Panel rezerwacji ma cztery zakładki: Pulpit (lista i kalendarz), Analityka, Ruch (skąd przychodzą rezerwacje) oraz Ustawienia. Jeśli trafisz kiedyś na starszy link do osobnej strony ustawień rezerwacji, panel przekieruje Cię do zakładki Ustawienia tutaj — to jeden ekran, nie dwa.

Najpierw wybierasz jeden model rezerwacji

To najważniejsza decyzja w tym module i łatwo ją przeoczyć: ustawienia pozwalają wybrać jeden model rezerwacji dla całej firmy („Choose the single reservation model that guests will use”), a nie włączyć kilka naraz. Do wyboru jest pięć:

• Zapytanie (formularz kontaktowy) — gość wysyła wiadomość tekstem, obsługa oddzwania. Nie powstaje żadna rezerwacja — to czysty formularz kontaktowy.
• Prośba o rezerwację — gość podaje datę, godzinę i liczbę osób, obsługa potwierdza albo odrzuca.
• Rezerwacja stolika — gość wybiera konkretny stolik lub dostaje go przydzielonego automatycznie. Obsługuje czas blokady stolika i opcjonalną kaucję.
• Rezerwacja sali — cała sala bez wskazywania stolika; do imprez zamkniętych i dużych grup.
• Lista gości — gość dopisuje się sam, z automatycznym potwierdzeniem albo ręczną weryfikacją każdego wpisu.

Skąd biorą się rezerwacje

Analityka rozróżnia cztery źródła: zgłoszone przez gościa, wpisane przez obsługę, ze sprzedaży biletu i z wynajmu. Wszystkie trafiają na jedną listę, ale nie wszystkie zachowują się tak samo: rezerwacja powstała z biletu jest zablokowana do edycji, a panel wyjaśnia dlaczego — żeby zmienić stolik albo godzinę, trzeba najpierw zwrócić płatność przez Stripe.

Widoki i statusy

Pulpit przełącza się między widokiem listy, miesiąca i tygodnia, z filtrem czasu (nadchodzące / minione / wszystkie) oraz filtrami statusu i typu. Statusów jest dziesięć: zapytanie, oczekująca, potwierdzona, zameldowana, zrealizowana, na liście oczekujących, obsłużona, odrzucona, anulowana i nieobecność.

Z otwartej rezerwacji dostępne są działania: potwierdź, odrzuć (z opcjonalnym powodem), dodaj do listy oczekujących, oznacz jako obsłużoną, zamelduj, oznacz nieobecność, anuluj, oznacz jako zrealizowaną, usuń (tylko rezerwacje wpisane ręcznie). Potwierdzenie może zawierać notatkę i obraz, a same treści potwierdzeń da się zapisać jako szablony do wielokrotnego użycia. Osobno prowadzone są notatki wewnętrzne — panel podpisuje je wprost jako „nie wysyłane do gościa”.

Ustawienia, które warto od razu przejrzeć

• Okno rezerwacji — na ile dni do przodu gość może zarezerwować, oraz minimalna i maksymalna liczba osób.
• Ostrzeżenie o krótkim terminie — próg podawany w minutach, godzinach albo dniach. Panel podkreśla, że jest to wyłącznie informacja dla gościa: rezerwacja nigdy nie jest z tego powodu blokowana.
• Kaucja (przy rezerwacji stolika) — pobierana przez Stripe, kwota podawana w groszach, czyli 5000 to 50 zł.
• Poranny raport przed zmianą — zbiorczy e-mail do zespołu z rezerwacjami danego dnia. Ustawiasz odbiorców, ile godzin przed pierwszą rezerwacją ma wyjść, które statusy liczyć, oraz czy ma to być jeden e-mail zbiorczy (zalecane), czy osobny na każdą rezerwację. Jest przycisk wysyłki testowej.
• Wygląd formularza — które pola pokazać (liczba osób, data, godzina, wiadomość, notatki), tekst nad i pod formularzem, treść panelu bocznego, logo firmy oraz klauzula z opcjonalnym obowiązkowym polem wyboru przed wysłaniem.

Analityka i ruch

Zakładka Analityka liczy m.in. odsetek potwierdzeń, odsetek nieobecności i średnie wyprzedzenie rezerwacji w dniach, a także rozkład liczby osób w grupie i mapę godzin szczytu. Zakładka Ruch pokazuje, ile rezerwacji udało się przypisać do konkretnego źródła lub kampanii, a ile pozostaje nieprzypisanych — przydatne, jeśli sprawdzasz, czy reklama faktycznie przekłada się na rezerwacje.

Kto co widzi

Rezerwacje mają cztery własne role, wąsko ograniczone do tego modułu: menedżer rezerwacji (pełna edycja), host (obsługa dnia — statusy, zameldowania, notatki, bez tworzenia i usuwania), obserwator (tylko odczyt) oraz obserwator własnych rezerwacji, który widzi wyłącznie rezerwacje przypisane do siebie.